Contoh Buku Besar Pembantu: Format dan Cara Membuatnya

Buku besar pembantu adalah catatan akuntansi yang merinci transaksi-transaksi spesifik dari akun induk di buku besar utama. Kalau buku besar utama hanya menampilkan total saldo satu akun, buku besar pembantu memperlihatkan rinciannya: siapa yang berutang berapa, siapa yang punya piutang berapa, dan kapan transaksinya terjadi. Ini yang membuat buku besar pembantu sangat penting dalam akuntansi perusahaan dagang.

Apa Itu Buku Besar Pembantu?

Buku besar pembantu atau subsidiary ledger adalah perluasan dari buku besar umum. Fungsinya untuk mencatat transaksi secara lebih detail per entitas, biasanya per pelanggan atau per pemasok.

Dalam siklus akuntansi, buku besar pembantu mendukung akun kontrol (control account) di buku besar utama. Total seluruh saldo di buku besar pembantu harus selalu sama dengan saldo akun kontrol yang bersangkutan. Jika ada perbedaan, berarti ada transaksi yang salah dicatat atau terlewat.

Jenis-Jenis Buku Besar Pembantu

Dalam perusahaan dagang, ada dua jenis buku besar pembantu yang paling umum digunakan:

1. Buku Besar Pembantu Piutang Usaha

Mencatat secara rinci semua piutang yang dimiliki perusahaan terhadap setiap pelanggan yang berbelanja secara kredit. Setiap pelanggan punya halaman atau kartu akun tersendiri. Buku ini menjadi referensi untuk mengetahui siapa yang belum melunasi tagihan, berapa jumlahnya, dan kapan jatuh temponya.

2. Buku Besar Pembantu Utang Usaha

Mencatat semua utang perusahaan kepada setiap pemasok secara terpisah. Informasi ini penting untuk manajemen kas karena membantu perencanaan pembayaran agar tidak melewati jatuh tempo dan terkena denda.

Selain dua jenis utama ini, beberapa perusahaan juga memiliki buku besar pembantu persediaan (mencatat per jenis barang), buku besar pembantu aset tetap (per unit aset), dan buku besar pembantu biaya per departemen.

Baca juga: Cara Jualan Online Makanan: Panduan Lengkap untuk Pemula

Format Buku Besar Pembantu

Format buku besar pembantu umumnya mengikuti salah satu dari dua bentuk: bentuk skontro (dua sisi) atau bentuk staple (bersaldo). Untuk keperluan praktis di perusahaan, bentuk staple lebih sering digunakan karena langsung menampilkan saldo setelah setiap transaksi.

Berikut contoh format buku besar pembantu piutang untuk satu pelanggan:

Nama Debitur: PT Maju Bersama | Kolom “Ref” berisi nomor halaman jurnal sebagai referensi silang.

Contoh Buku Besar Pembantu Utang

Untuk buku besar pembantu utang, arahnya terbalik: utang bertambah di sisi kredit ketika perusahaan membeli secara kredit, dan berkurang di sisi debit ketika melakukan pembayaran.

Nama Kreditur: CV Sumber Makmur | KK = Kas Keluar, J = Jurnal Pembelian

Cara Membuat Buku Besar Pembantu

1. Identifikasi akun-akun yang membutuhkan perincian: Umumnya piutang usaha, utang usaha, dan persediaan
2. Buat kartu akun untuk setiap entitas: Satu kartu per pelanggan atau per pemasok dengan informasi identitas lengkap
3. Catat setiap transaksi sekaligus: Setiap transaksi harus dicatat di jurnal, buku besar umum, dan buku besar pembantu yang relevan
4. Lakukan rekonsiliasi berkala: Minimal setiap akhir bulan, bandingkan total saldo buku besar pembantu dengan akun kontrol di buku besar utama
5. Tindak lanjuti perbedaan segera: Kalau ada selisih, telusuri sampai ketemu sumbernya sebelum melanjutkan pencatatan

Buku Besar Pembantu dengan Software Akuntansi

Perusahaan yang masih menggunakan buku besar pembantu secara manual di Excel menghadapi risiko kesalahan input yang cukup tinggi, terutama jika volume transaksinya besar. Software akuntansi seperti Accurate Online dan Kledo secara otomatis memperbarui buku besar pembantu setiap kali transaksi diinput, sekaligus melakukan rekonsiliasi dengan akun kontrol di buku besar utama.

Fitur lain yang sangat berguna adalah laporan umur piutang (aging report), yang mengelompokkan piutang berdasarkan berapa hari sudah lewat jatuh tempo. Ini membantu tim keuangan memprioritaskan penagihan dan memantau kesehatan arus kas.

Buku besar pembantu mungkin terlihat seperti catatan teknis yang membosankan, tapi peran sebenarnya cukup strategis. Perusahaan yang tidak memiliki catatan piutang dan utang yang rinci per mitra usaha sering kali kesulitan saat hendak menegosiasikan syarat pembayaran, mengajukan kredit ke bank, atau mengidentifikasi pelanggan bermasalah sebelum kerugiannya semakin besar.